Kassennachschau – ideal vorbereitet für die Kassenprüfung

Gerade in Branchen, die bargeldintensiv sind, kann die Kassennachschau schnell zum Risiko werden. Denn sobald bei der Kontrolle Auffälligkeiten auftreten oder Aufzeichnungen Fehler enthalten, leiten Außenprüferinnen oder Außenprüfer eine gesamte Betriebsprüfung ein. Damit Sie gut für eine Kassennachschau vorbereitet sind, erhalten Sie hier alle notwendigen Informationen über die Prüfung.  

Was ist unter einer Kassennachschau zu verstehen?

Ein 2018 eingeführtes Gesetz ermöglicht dem Finanzamt die unangekündigte Kontrolle der Kasse bei steuerpflichtigen Betrieben. Als Vorprüfung im Risikomanagement und zum Schutz vor nachträglichen „Anpassungen“ soll der Kassenmanipulation entgegengewirkt werden. Auch, wenn Sie trotz Registrierkassenpflicht noch mit einem Kassenbuch arbeiten dürfen, betrifft Sie die Kassennachschau, denn diese kann unabhängig von Ihrem Kassensystem durchgeführt werden. Neben der Kassenprüfung können Testläufe sowie die Einsicht in relevante Unterlagen wie Kassenbuch, Berichte und Buchungen als auch die technische Prüfung von Kassensystem und Warenwirtschaftssystem verlangt werden.

Wo kann eine Kassennachschau durchgeführt werden?

Alle Unternehmen, die im Besitz einer Kasse sind und viel mit Bargeld zu tun haben, können mit einer Kontrolle ihrer Kassenführung überrascht werden. Das Finanzamt geht hierbei gerne geschickt vor: Die prüfende Person beginnt den Kassennachschau Ablauf mit einem regulären Einkauf und gibt sich nach dem Kassiervorgang als Prüferin oder Prüfer zu erkennen. Damit es erst gar nicht zu Manipulationen digitaler Aufzeichnungen kommt, ist eine technische Sicherheitseinrichtung von hoher Bedeutung. Da auch die Belegausgabepflicht obligatorisch ist, sollten immer genügend Kassenrollen vorhanden sein.

Wie gestaltet sich der Ablauf einer Kassennachschau?

Alle Mitarbeitenden sollten auf eine Kassennachschau vorbereitet sein. Das liegt daran, dass der unangekündigte Besuch mit allen Teammitgliedern während der Geschäftszeiten des jeweiligen Unternehmens durchgeführt werden kann. Beim Ablauf der Kassennachschau können Sie sich auf diese Schritte einstellen:

1. Inkognito-Einkauf der prüfenden Person mit Augenmerk auf den korrekten Kassiervorgang
2. Vorlage von Dienstausweis und Dokument der Autorisierung zur Nachschau
3. Prüfung des Kassensystems und Kassenbestände durch Kassensturz oder Mitnahme der Daten

Arbeiten Sie mit einer offenen Ladenkasse, ist ein Kassensturz die gängige Vorgehensweise. Im Regelfall bieten beispielsweise Epson-Bondrucker die Möglichkeit, dass Sie im Beisein der prüfenden Person einen Zwischenbericht ausdrucken und die Werte darauf mit Ihrem Kassenbestand abgleichen. Prüferinnen oder Prüfer dürfen außerdem Testläufe und die Einsicht in Verfahrensdokumentationen einfordern.

Auf Verlangen müssen Sie Ihre Kassendaten herausgeben, damit die Überprüfung im Amt möglich ist. Das kann per Datenübermittlung oder mithilfe eines entsprechenden Datenträgers geschehen.

Übrigens: Werden die Daten nicht vor Ort aufbewahrt, kann die prüfende Person bei Ihrem Buchführungsbüro verlangen, dass die Daten vorgelegt werden – und das unangekündigt. Liegen die Daten bei einer Steuerberatung, muss die Kassenprüfung mit einer angemessenen Frist angekündigt werden.

Wie können sich Unternehmen auf eine Kassennachschau vorbereiten?

Erstellen Sie eine Checkliste mit Verhaltensregeln und gehen Sie diese mit allen Mitarbeitenden durch. Achten Sie darauf, dass Ihre Verfahrensdokumentation jederzeit sauber ist und sichern Sie dies mit Ihrer Steuerberatung ab. Legen Sie Wert darauf, dass der Kassiervorgang ordnungsgemäß geschieht. Das bedeutet:

1. Kassenbon ausdrucken und aushändigen
2. Aufdruck von technischen Sicherheitseinrichtungen auf Kassen- und Thermorollen
3. Schließen der Kassenschublade nach Geldtransfer

Fazit

Bei korrekter Kassenführung stellt eine Kassennachschau in Ihrem Betrieb kein Problem dar. Zudem besteht die Möglichkeit, dass Sie bei guter Vorbereitung und erfolgreicher Durchführung von der internen Liste des Finanzamts gestrichen werden und somit die zeitaufwendige Prüfung seltener in Ihrem Hause stattfindet.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Kassennachschau

Ist eine Kassennachschau auch bei Betrieben ohne Kassensystem zulässig?

Auch ohne elektronisches System ist die Kassennachschau zulässig. Im Regelfall besteht diese aus dem Kassensturz, Sichtung der Tageskassenberichte der Vortage und einer anschließenden Lohnsteuer-Nachschau.

Wann müssen Unternehmerinnen und Unternehmer mit einer Kassennachschau rechnen?

Wird in Ihrem Geschäftsumfeld häufig mit Bargeld gezahlt, ist eine Kassennachschau wahrscheinlich. Ein Kontrollbesuch ist ebenfalls realistisch, wenn in Ihrem Steuerbescheid der Hinweis auf Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO auftaucht. Grundsätzlich sollten Sie immer mit einer Kassenprüfung rechnen.

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