Kassenzettel aufbewahren – Fristen, Pflichten und Empfehlungen

Geldbeutel voller loser Kassenzettel, Ordner mit Kaufbelegen, die bereits viele Jahre alt sind: Immer wieder sind Privatpersonen und Selbstständige unsicher, ob sie Kassenzettel aufbewahren müssen. Und auch Händler wissen manchmal nicht genau, ob Sie Garantie gewähren dürfen, wenn der Kassenzettel fehlt. Erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen gelten und ob Kassenzettel archivieren auch digital möglich ist.

Was spricht dafür, Kassenzettel aufzubewahren?

Privatpersonen sollten vorrangig für Garantiefälle ihre Kassenzettel aufbewahren, wenn zum Beispiel ein Gerät nicht mehr funktionsfähig ist und es im Rahmen der Garantie repariert werden soll. Obwohl Rücknahmen im Ermessen des Händlers liegen, sind Kunden so auf der sicheren Seite. Dasselbe gilt, wenn ein Produkt nicht gefällt und der Kunde es aus diesem Grund zurückgeben möchte.

Selbstständige und Unternehmen benötigen Kassenzettel und Rechnungen für ihre Buchhaltung und müssen diese im Zweifelsfall beim Finanzamt vorlegen.

Wie lange sollten Kassenbons aufbewahrt werden?

Unbedingt aufbewahren, sollten Sie Rechnungen von Handwerkern, auch wenn es sich um Kleinbetragsrechnungen handelt. Sofern Sie Vermieter sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, für alle anderen von zwei Jahren. Auch für Möbel und andere große oder teure Anschaffungen sollten Sie den Beleg mindestens bis zum Ablauf der Garantie aufbewahren. Noch besser ist es, diese Rechnungen dauerhaft zu archivieren, um sie im Schadenfall der Hausratversicherung oder der Haftpflichtversicherung vorlegen zu können.

Die Rechnungen für Werkzeuge und Sportgeräte sollten Sie mindestens zehn Jahre lang aufheben. Kommt es hier zu einem Schadensfall, können Sie auch zehn Jahre nach dem Kauf Schmerzensgeld vom Hersteller verlangen.

Kassenzettel vom Bäcker oder aus dem Supermarkt müssen Privatpersonen in der Regel nicht aufheben. Selbstständige, die beispielsweise Einkäufe von der Steuer absetzen möchten, müssen auch hier den Kassenbon aufbewahren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Selbstständige beträgt zehn Jahre. Kassenbelege sollten auch dann aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid bereits vorliegt.

Gewährleistung, Garantie und Umtausch ohne Kassenzettel

Für die Gewährleistung benötigen Kunden nicht unbedingt einen Beleg oder eine Quittung. Innerhalb des ersten halben Jahres nach Kauf eines Produktes muss der Händler dieses zurücknehmen oder umtauschen. Der Kunde muss lediglich beweisen, dass er den Artikel beim jeweiligen Händler erworben hat. Das kann gelingt aber nicht nur mit dem Kassenzettel, sondern auch:

• mit dem Buchungsbeleg
• durch Zeugenaussage bei einem Barverkauf

Anders sieht es aus, wenn eine intakte Ware umgetauscht werden soll. Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Rücknahme. Ob Waren ohne Mängel umgetauscht werden können und ob dafür der Kassenzettel notwendig ist, entscheidet der Verkäufer. Ob ein Händler die Hersteller Garantie gewährt, liegt ebenfalls in dessen Ermessen. Außerdem ist es seine Entscheidung, ob Kunden für die Inanspruchnahme der Garantie den Kassenzettel aufbewahren und vorlegen müssen.

Kassenzettel aufbewahren: analog oder digital?

Wenn ein Kassenzettel oder eine Rechnung erforderlich ist, sei es für das Finanzamt oder für Garantieansprüche, ist in der Regel das Original erforderlich. Wenn Sie einen Kassenbon aufbewahren, sollten das nach Möglichkeit analog stattfinden. Da Bons häufig auf Kassenrollen aus Thermopapier gedruckt werden, lagern Sie Belege lichtgeschützt und nicht in Klarsichtfolien. Denn Kassenzettel aus Thermopapier sind lichtempfindlich und verblassen schnell.

Zur Absicherung können Sie Kassenzettel dennoch kopieren oder digitalisieren. Sogenannte Kassenzettel-Apps helfen dabei.

Fazit

Kassenzettel sollten mindestens während der Zeit des Garantieanspruchs eines Produktes aufbewahrt werden. Für Selbstständige gelten längere Aufbewahrungsfristen, auch nach Eingang des Steuerbescheids. Wer sicher sein möchte, bewahrt die Rechnung von hochwertigen Anschaffungen auf, um sie im Schadensfall der Versicherung vorlegen zu können. Für Rechtsansprüche ist in der Regel das Original notwendig. Thermoetiketten und -belege verblassen jedoch schnell, sodass eine digitale Sicherung hilfreich sein kann.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ich einen EC-Kassenbeleg aufbewahren?

EC-Kassenbelege müssen von Händlern, Geschäften und Unternehmen zehn Jahre lang aufgehoben werden.

Sind kopierte Kassenzettel gültig?

Ob Sie als Händler kopierte Kassenzettel akzeptieren, zum Beispiel, wenn der Kunde etwas umtauschen möchte, liegt in Ihrem Ermessen. Kunden sollten das Original möglichst aufbewahren, können sich aber durch eine digitale Version absichern, wenn beispielsweise der Beleg ausbleicht.

Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden?

Privatpersonen sollten Kassenbelege so lange behalten, wie der Garantieanspruch auf eine Ware gilt. Rechnungen über größere Anschaffungen können auch länger aufbewahrt werden. Für Unternehmen und Selbstständige gilt es, Belege zehn Jahre lang aufzuheben.

Bildquelle:Titelbild: ©iStock.com – Astrid860