Welche Kassensysteme gibt es? Unterschiede & Gemeinsamkeiten

Viele Unternehmen beschäftigen sich mit der Frage, welches Kassensystem am besten zu ihnen und ihrem Kundenstamm passt. Ziel dabei ist es, durch das Kauferlebnis die Kundenbindung zu erhöhen, finanzamtkonform abzurechnen und gleichzeitig den eigenen Aufwand und die Kosten so gering wie möglich zu halten. Erfahren Sie, worauf es bei der Wahl eines geeigneten Kassensystems ankommt.

Kassensystem-Arten: Welche Kassensysteme gibt es im Einzelhandel und wofür sind sie geeignet?

Ein Kassensystem soll dabei helfen, den Arbeitsalltag im Unternehmen zu erleichtern. Arbeitsabläufe werden effizienter, sodass der Verkaufsprozess beschleunigt werden kann. In der Praxis funktioniert das mit einer Kombination aus abgestimmter Soft- und Hardware sehr gut. Beispielsweise ist bei einem iPad-Kassensystem das Kassieren mit nur wenigen Klicks möglich. Auch die Buchhaltung und andere Umsätze können flexibel abgerufen werden. So können Mitarbeiter in der Gastronomie direkt beim Kunden die Rechnung aufrufen oder Bestellungen weiterleiten und sind auf kein Standgerät angewiesen.

Grundsätzlich gibt es fünf unterschiedliche Arten von Kassensystemen:

• Offene Ladenkassen
• Elektronische Registrierkassen
• PC-Kassen
• POS-Kassensysteme (Point of Sale)
• iPad-Kassensysteme

Dabei zählen die offenen Ladenkassen und die elektronischen Registrierkassen streng genommen nicht zu den Kassensystemen. Kassensysteme sind mit umfangreichen Funktionen ausgestattet und an eine Kassensoftware gekoppelt. Dieses ist bei beiden Varianten nicht der Fall.

Offene Ladenkassen

Die offene Ladenkasse, auch Schubladenkasse genannt, kennen Sie sicherlich noch aus alteingesessenen Läden. Diese Kasse besitzt keinerlei technische Funktionen. Bareinnahmen werden handschriftlich dokumentiert und im Kassenbuch hinterlegt. Auch Kassenbelege müssen manuell erstellt werden. Der zeitliche Aufwand ist gegenüber anderen Kassensystemen groß und birgt ein erhöhtes Fehlerrisiko. Die Gesetzesänderung des Kassengesetzes 2022 (KassenSichV) sieht vor, die offenen Ladenkassen abzuschaffen. Unternehmen, die noch auf ein nicht-elektronisches System setzen, müssen bis spätestens 2022 finanzamtkonforme Kassen vorweisen.

Elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen gehören ebenfalls nicht mehr zum neuesten Standard in den Geschäften. Sie besitzen neben einer eingebauten Kassenschublade für Bargeld auch einen integrierten Bondrucker. Diese Kasse registriert ausschließlich Zahlungsvorgänge und ist dabei nicht an eine Kassensoftware geknüpft. Bei einem Verkauf kann der Preis oder die Artikelnummer manuell eingegeben oder der Barcode per Scanner eingelesen werden. Wurden alle Artikel eingegeben, ermittelt die Kasse den zu zahlenden Gesamtbetrag und die Kassenlade öffnet sich.

Die richtige Erfassung der Umsätze ist demnach abhängig von der präzisen Artikeleingabe durch die Mitarbeitenden. Da in der Vergangenheit diese Kassenart häufig zu Steuerhinterziehungen genutzt wurde, kontrollieren die Finanzbehörden die Einhaltung der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) mit Argusaugen. Um in Zukunft allen Vorschriften gerecht zu werden, sollten Sie auf eine GoBD-konforme Kasse umsteigen.

PC-Kassen

Bei PC-Kassen wird die Kassensoftware auf einem PC installiert. Der Vorteil ist, dass die Produkte elektronisch hinterlegt werden können und Mitarbeiter die Preise nicht einzeln eintragen müssen. Allerdings muss die Kassensoftware mit dem vorhandenen Betriebssystem des PCs kompatibel sein. Je nach Branche sind PC-Kassen zudem ungeeignet, da sich Maus und Tastatur an besonders stark besuchten Tagen als wenig praktisch erwiesen haben.

POS-Kassensysteme

Dieses Kassensystem lässt sich auf die Anforderungen einzelner Branchen individuell anpassen. Auch in der Kassenhardware sind diese Systeme deutlich flexibler als PC-Kassen: Vom Kassenterminal über die Verwendung von Desktopgeräten und Tablets bis hin zum Smartphone ist alles möglich. Zahlungsvorgänge werden intern auf einer Cloud gespeichert, sodass dem Finanzamt jederzeit per Export wichtige Daten zur Verfügung gestellt werden können. POS-Kassensysteme können problemlos um weitere Kassen erweitert werden, sodass auch Filialen mit der gleichen Software ausgestattet werden können.

iPad-Kassensysteme

Im Vergleich zu anderen Kassensystemen ist ein iPad-Kassensystem oder Tablet-Kassensystemen die wohl innovativste POS-Kassensystem-Lösung. Dies ist die technisch fortschrittlichste und flexibelste Variante, die den stationären Handel mit dem Onlinegeschäft verknüpft. Einen weiteren Pluspunkt bietet die Bewegungsfreiheit: Mitarbeiter können sich mit dem Tablet frei im Laden bewegen. Das Tablet dient nicht nur der Abrechnung, sondern ist auch eine Informationsquelle im Kundengespräch. Auch die Gutscheinverwaltung funktioniert auf diese Weise einwandfrei. Am Ende des Arbeitstages können Sie die Hardware einfach in einer beliebigen Sicherheitseinrichtung wie Tresor oder abschließbaren Schrank verstauen, sodass die Gefahr eines Diebstahls minimiert wird. Die tragbaren Geräte lassen sich aufgrund ihrer Größe optimal verstauen.

Kassensysteme im Vergleich

Häufig gestellte Fragen

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