X-Bon oder X-Abschlag: Das steckt dahinter

Der X-Bon ist ein Zwischenbericht über alle bisherigen Kassenaktivitäten. Häufig wird sich die Frage gestellt, was genau der Unterschied zwischen X- und Z-Bon ist und wie die beiden richtig verwendet werden. Beide Belegtypen haben ihren eigenen Einsatzzweck – wir sagen Ihnen, welcher das ist.

Was genau ist der X-Bon?

Sie arbeiten bereits seit vielen Jahren mit Registrierkassen? Dann sind Sie mit dem Begriff des X-Bons oder X-Berichts sicherlich vertraut. Falls nicht: Der X-Bon zeigt Ihnen eine Übersicht aller Vorgänge und Transaktionen in der Kasse, und zwar vom Zeitpunkt der letzten Zurücksetzung bis zum Zeitpunkt des Ausdrucks. Sie sehen den bisherigen Umsatz, welche Warengruppen verkauft wurden und alle weiteren Vorgänge wie z.B. Bargeldentnahmen etc.. In Deutschland besteht eine generelle Einzelaufzeichnungspflicht, das bedeutet alle Geschäftsvorfälle müssen genau dokumentiert und nummeriert sein. Registrierkassen bieten gegenüber offenen Ladenkassen den Vorteil, dass sämtliche Belege direkt auf Kassenrollen ausgedruckt und abgelegt werden können. Mit einer Kassensoftware funktionieren Kassenabschluss und -buch meist automatisch. Wenn Sie mit einer Registrierkasse arbeiten, ermöglicht es Ihnen das Ausdrucken eines X-Bons, auch während des Tages den Überblick über alle Prozesse und den aktuellen Kassenbestand zu behalten.

Welche Informationen enthält der X-Abschlag?

Bei elektronischen Kassensystemen sind die Funktionen meist deutlich umfangreicher als bei Registrierkassen. Häufig können Sie selbst bestimmen, welche Informationen Sie sehen möchten. Mögliche Daten eines X-Berichtes sind beispielsweise:

• Zeitpunkt des Berichts
• Mitarbeiterkennung
• Kassenstandort oder Identifikationsnummer
• Gesamtumsatz
• Anzahl der Vorgänge
• Aufteilung nach Kategorie
• Anzahl der verkauften Produkte
• Verwendete Zahlungsarten
• Unstimmigkeiten oder Auffälligkeiten
• Steuerbeträge
• Rabatte und Gutschriften
• Stornierungen und Umtausch
• Bargeldentnahmen
• Trinkgeld

Unterschied zwischen X-Bon und Z-Bon

Falls Sie sich regelmäßig fragen, ob Sie Schaden anrichten, wenn Sie den X-Bon mehrfach ausdrucken, können wir Sie beruhigen: Der X-Abschlag dient nur dem Zweck der Übersichtlichkeit bei der Kassenführung und soll Ihnen einen Überblick über alle Vorgänge des Tages verschaffen. Anders als beim Ausdrucken des Z-Bons setzen Sie mit dem X-Bericht nichts zurück. Der Z-Bon ist im Gegensatz zum X-Bon ein wichtiges Dokument für den Kassenabschluss und dank fortlaufender Nummerierung gültig als Bericht für das Finanzamt.

Drucken Sie bei Ladenschluss den Z-Bon aus, setzen Sie damit alle Vorgänge zurück auf Null und beginnen am nächsten Tag von vorn. Natürlich bleiben die Informationen weiterhin für die Gesamtstatistiken, wie zum Beispiel Monats- oder Jahresbericht, verfügbar. Einen X-Bon können Sie im Gegensatz dazu so häufig ausdrucken, wie Sie möchten. Ein Tipp, der bei der Unterscheidung der beiden Berichte hilft: Im Alphabet kommt der Buchstabe X vor dem Buchstaben Z – und der Z-Bon ist das Letzte, was Sie am Ende eines Tages ausdrucken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum X-Bon

Was ist der Unterschied zum Z-Bon?

Der X-Bon ist nur eine Momentaufnahme der bisherigen Kassenaktivitäten, um eine bessere Übersicht zu ermöglichen. Er gilt jedoch nicht als Beleg für das Finanzamt – der Z-Bon dagegen schon.

Kann ein X-Bon mehrfach am Tag ausgedruckt werden?

Ja, Sie können einen X-Abschlag so oft machen, wie Sie möchten.

Muss der X-Bon aufbewahrt werden?

Nein, da der X-Abschlag für das Finanzamt keine Relevanz hat, müssen Sie ihn nicht aufbewahren.

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