Tax Free Formulare drucken - was gilt es zu beachten?

So funktioniert das Tax Free Formular

Wenn Kunden in einem Land außerhalb der EU wohnen und dann bei Ihnen in Deutschland einkaufen, können sie sich die Umsatzsteuer rückerstatten lassen. Hierzu müssen die Kunden den Einkauf innerhalb von drei Monaten nach Datum des Einkaufs nachweislich und ungebraucht aus der EU ausführen. Von dieser Regelung ausgenommen sind:

• Dienstleistungen
• Bauteile für Fahrzeuge
• Energieträger

Um ihr Recht auf Rückerstattung der Umsatzsteuer geltend zu machen, muss der Erwerb allerdings mit einem speziellen Tax Free Formular belegt werden. Das Formular beinhaltet käuferrelevante Daten, auf die wir im weiteren Verlauf noch einmal spezieller eingehen werden. Im Anschluss wird das ausgefüllte Formular gemeinsam mit der gekauften Ware beim Zoll vorgelegt. Stimmen alle Punkte überein, erhalten die Kunden einen Stempel vom Zoll und können somit die Rückzahlung der Umsatzsteuer über den Händler oder einen dafür zuständigen Service beantragen.

Digitale Lösungen für Tax Free Formulare

Momentan bestellen viele Händler die Papierformulare noch auf Vorrat und füllen sie per Hand aus. Gerade in Zeiten der Digitalisierung, dem digitalen Kassenbon und Bezahlung per App erscheint dieser Vorgang allerdings mehr als veraltet. So gibt es mittlerweile verschiedene Dienstleister, die gerade im Bereich des umsatzsteuerfreien Einkaufens digitalisierte Lösungen anbieten und für Händler attraktive Optionen bieten. In der Funktion des Zwischenhändlers übernimmt der jeweilige Anbieter nicht nur alle weiteren Abwicklungsschritte nach der Transaktion, sondern versorgt Sie als Händler auch mit einer modernen Software, die sich ganz einfach mit allen gängigen Kassensystemen koppeln lässt. So ersparen Sie sich nicht nur bei der Datenerfassung wertvolle Zeit, Sie können darüber hinaus auch Ihren Papierbedarf effizienter gestalten. Mit der passenden Lösung können Sie über Ihren Bondrucker die Tax Free Formulare drucken und verbrauchen nur dann Papier, wenn Sie es wirklich benötigen. Besonders bei moderneren Druckersystemen, die beispielsweise mit Thermorollen operieren, spart man nicht nur Platz im Kassenbereich, sondern wertvolle Zeit für zusätzlichen Kundenservice.

Wichtige Voraussetzungen für Tax Free Formulare in Deutschland

Neben der allgemeinen Bereitstellung der Tax Free Formulare spielen natürlich die anzugebenen Daten die zentrale Rolle. Beinhalten die Formulare nicht die relevanten Informationen, werden sie nicht anerkannt und führen im Zweifelsfall zur Verärgerung Ihrer Kunden. Um negatives Kundenfeedback bestmöglich zu vermeiden, sollten die von Ihnen zur Verfügung gestellten Formulare folgende Daten abfragen:

• Bonnummer des Einkaufs
• Passnummer des Kunden
• Vor- und Zuname
• Wohnanschrift

Zudem sollten die Zahlungsmodalitäten für die Rückzahlung der Mehrwertsteuer erfasst und ebenfalls auf dem Formular notiert sein. Nur dann kann und wird der Zoll den notwendigen Stempel unter das Formular setzen, sodass die Rückerstattung der Steuer bewilligt wird.

Wo kann das Tax Free Formular eingereicht werden?

Viele Kunden sind sich zwar der Möglichkeit des zollfreien Einkaufs bewusst, wissen im Zweifelsfall aber gar nicht, wo sie die Rückerstattung schließlich beantragen können. Hier herrscht oftmals dieselbe Ratlosigkeit wie bei der Aufbewahrung von Kassenzetteln für z.B. Reklamationen. Damit Sie Ihren Kunden auch in diesem Punkt den bestmöglichen Kundenservice bieten können, nennen wir Ihnen die gängigsten Optionen für einen möglichst unkomplizierten Rückerstattungsprozess. Im Idealfall sollte der Kunde natürlich direkt auf dem Kaufbeleg den Serviceanbieter finden, über den er die Mehrwertsteuerrückzahlung beantragen kann. Übernehmen Sie selbst die Rückerstattung, muss der Kunde ebenfalls deutlich erkennen, wie er sich die Mehrwertsteuer von Ihnen zurückholen kann. Wenn Sie mit einem Serviceanbieter zusammenarbeiten, können Sie ebenfalls darauf hinweisen, dass diese ihre Dienste zumeist auch auf Flug- oder Bahnhöfen anbieten. Hierdurch besteht für Ihre Kunden die Möglichkeit, das Tax Free Formular noch vor Ort problemlos abstempeln zu lassen und die Rückerstattung sofort einreichen zu können. Bildquellen: ©istock.com / Roberto David; ©istock.com / Zoltan Fabian